Agent administratif

31 avenue de la libération

33680 Lacanau

Descriptif de l’emploi

A ce titre, en votre qualité d’agent du service accueil et des affaires générales….  Vous représentez l’image de la commune auprès des administrés et des tiers avec lesquels vous êtes en contact direct, au quotidien, impliquant savoir-être exemplaire, sens du service public, du contact et qualité d’écoute. Vous êtes capables d’orienter les personnes vers le bon interlocuteur. Vous assurez en effet l’accueil, l’orientation et le premier renseignement du public à la mairie.

D’autre part, vous êtes amené à constituer des dossiers liés aux affaires générales (’Etat-Civil, funéraires, élections….).

Missions

• Accueillir, renseigner et orienter le public sur place ou par téléphone vers les services ou organismes compétents, au bon accompagnement et l’introduction des visiteurs
• Noter et transmettre les messages aux différents services en récoltant les informations essentielles : identité, coordonnées, objet ainsi que les doléances/ réclamations en récoltant les informations requises : identité et coordonnées du demandeur, objet de la réclamation, puis transmettre au service compétent
• Constituer, actualiser et diffuser un fonds de documentation pour les administrés (informations sur les événements de la commune et de ses partenaires, sur les services aux usagers…)
• Gérer l’affichage des informations, arrêtés, décisions du maire…
• Constituer les dossiers liés à l’Etat-Civil : naissance, baptême, mariage, PACS, décès, mentions, actes demandés par les usagers, les officiers publics et organismes publics…
• Constituer et délivrer les titres d’identité dans le respect de la règlementation en vigueur (Dispositif de Recueil)
• Gérer les dossiers de recensement militaire
• Traiter les dossiers relevant des affaires générales, des élections, des affaires funéraires et tout dossier entrant dans le champ de compétences de ce service

Profil recherché

• Bonnes connaissances de l’Etat-Civil, du droit électoral, du droit funéraire, des procédures administratives et en règle générale de tout ce qui relève du domaine des affaires générales

Compétences techniques :

·        Maîtrise des logiciels de gestion utilisés par la Ville de Lacanau et notamment de l’Etat-Civil, élections, cimetière, facturation (émission des titres de stationnement et Dispositif de Recueil permettant la délivrance des titres d’identité…

·        Maîtrise de l’utilisation de logiciels techniques et bureautiques pack office et messagerie (connaissance des logiciels Berger Levrault appréciée) s logiciels de bureautique et messagerie (word, excel outlook…)

–        Connaissance de l’environnement institutionnel et des processus décisionnels tant de la collectivité que des administrations et des partenaires publics

–        Maîtrise des techniques de rédaction administrative

–        Maîtrise des techniques d’accueil du public et des règles de communication, gestion des publics difficiles et l’écoute active

–        Connaissance des procédures d’urgence (plan vigipirate, incendie, incident, malaises…)

–        Notions de secourisme en raison de la proximité avec le public

Compétences relationnelles et personnelles :

–        Savoir s’organiser, rendre-compte fidèlement et objectivement, écouter, analyser les demandes des interlocuteurs et apporter une réponse adaptée

–        Avoir le sens du service public, du contact, être aimable et disposer de parfaites qualités d’écoute et de dialogue

–        Etre calme et savoir se maîtriser

–        Etre rigoureux et avoir le sens de l’organisation

–        Confidentialité et discrétion professionnelle

–        Polyvalence

–        Etre autonome et savoir prendre des initiatives opportunes

–        Etre dynamique et disponible

–        Garant de l’image du service public

Formations et expériences requises :

1^ère expérience dans un poste d’accueil et secrétariat administratif exigée

Expérience similaire dans la Fonction Publique très appréciée

Moyens et contraintes du poste

Moyens à disposition : moyens informatiques et bureautiques

Contrainte du poste : travail le samedi matin par roulement et les dimanches lors de l’organisation de scrutins électoraux

Les horaires sont liés aux horaires d’ouverture de la mairie au public, au travail du samedi matin, par roulement, et au travail comprenant des pics d’activités liés aux missions

Informations complémentaires

Merci d’adresser votre candidature au plus tard pour le 30 Septembre 2022 (lettre de motivation à l’attention de Monsieur le Maire + CV) par mail à : recrutement@lacanau.fr 

Ou, en cas de nécessité, par courrier à l’adresse suivante :

Hôtel de ville – Direction des ressources humaines

31 avenue de la libération

33680 LACANAU

Intitulé du poste à indiquer sur votre candidature et lettre de motivation, ainsi que votre adresse mail.