Poste à pourvoir : le 01/06/2022
Date limite de candidature : 01/05/2022
Type d’emploi Emploi permanent
Nombre de postes 1
Détails de l’offre
Emploi fonctionnel
Si oui libellé de l’emploi fonctionnel NON
Famille de métier ADMINISTRATIF
Grade(s) recherché(s) Adjt admin, adjt admin principal
Métier(s) ASSISTANT DE DIRECTION
Descriptif de l’emploi :
Sous l’autorité de la Directrice de la Proximité de la Vie Associative, de la Culture et des grands événements (DPVAC), vous apportez une aide en assistant au quotidien la directrice en charge ainsi que ses équipes en matière d’organisation, de communication, de classement, et de gestion et suivi des dossiers.
A ce titre, vous gérez des dossiers de manière autonome sous la responsabilité de votre directrice, vous gérez des boites mails ainsi que le courrier mairie, vous rédigez des courriers et créez des outils de suivi etc.
Représentant l’image de la Ville, vous avez une connaissance des actions de la collectivité et faites preuve de fortes qualités relationnelles.
Missions :
• Participer à la planification de l’organisation de la direction
• Assurer l’interface avec les services de la DPVAC, de la collectivité et des partenaires extérieurs
• Secrétariat et assistance administrative à la direction dans tous les domaines en charge : accueil, affaires générales, état-civil, élections, cimetière, culture et événements, gestion des salles, proximité et relations avec les administrés, usagers et citoyens…
• Réaliser et mettre en forme des travaux de secrétariat et de bureautique
• Gestion et suivi des doléances : centralisation, suivi de l’instruction comprenant la participation aux réunions, jusqu’au retour aux administrés (suivi, mise en forme des éléments techniques transmis par les services)
• Gestion du courrier entrant de la mairie : ouverture et enregistrement quotidiens
• Relations avec les conseils de quartiers en lien avec le cabinet du Maire
• Participation au suivi de l’application citoyenne Tellmycity en lien avec le cabinet
Missions annexes
• Apporter son aide au service accueil, affaires générales, Etat-Civil, élections et cimetières dans la constitution des dossiers en cas de besoin
• Participer à la gestion des affaires funéraires (dont la gestion administrative des cimetières et la procédure de reprise de concessions) en lien avec la responsable du service
• Remplacer ponctuellement les agents du service accueil/affaires générales/Etat-Civil/Elections/Cimetières/Culture en cas de besoin
Profil recherché :
Savoirs :
• Connaissance de l’organisation administrative et territoriale
Savoir-faire :
• Maîtriser les outils informatiques et bureautiques et les logiciels
• Maîtriser les techniques de l’expression et la rédaction écrite et orale
• Savoir rédiger correctement des courriers et des comptes-rendus
• Savoir organiser son travail en tenant compte des priorités et des urgences
• Résolution de problèmes : savoir analyser une situation problématique dans un environnement, élaborer des préconisations, proposer des solutions opportunes et scénarii d’amélioration
• Veille, analyse et gestion documentaire : connaître son environnement, les différents acteurs
• Techniques d’accueil physique et téléphonique
• Notions de comptabilité
Savoir-être :
– Sens de l’organisation, de la planification et de l’analyse
– Rigueur, sens des responsabilités, force de proposition et d’initiative
– Synthèse et rendre compte
– Discrétion et secret professionnel
– Autonomie
– Sens du service public
– Disponibilité
– Travail en équipe
Temps de travail
Temps complet
Moyens et contraintes du poste
Lieu de travail : Mairie de LACANAU
Moyens à disposition : Bureau individuel avec moyens informatiques et bureautiques, connexion internet, intranet, e-mail personnel
Contrainte du poste : Station assise prolongée, horaires variables selon besoins du service, contact avec le public
Contact(s)
Téléphone collectivité 05 56 03 83 03
Adresse e-mail ressources.humaines@lacanau.fr
Informations complémentaires
Recrutement par voie de mutation ou nomination sur liste d’aptitude et à défaut, par voie contractuelle.
Conditions de rémunération : Rémunération statutaire (référence à un grade et un indice de la fonction publique + régime indemnitaire en référence à grille interne). Collectivité adhérente au CNAS, participation à la protection sociale santé, si contrat labélisé, chèques restaurants.
Merci d’adresser votre candidature au plus tard pour le 01/05/2022 (lettre de motivation à l’attention de Monsieur le Maire + CV) par mail à : ressources.humaines@lacanau.fr
Ou, en cas de nécessité, par courrier à l’adresse suivante :
Hôtel de ville – Direction des ressources humaines
31 avenue de la libération
33680 LACANAU
Intitulé du poste à indiquer sur votre candidature et lettre de motivation, ainsi que votre adresse mail.