La facture a les fonctions suivantes :

• Juridique : elle constitue la preuve juridique de la réalité de la prestation rendue ou de la marchandise vendue et constate le droit du vendeur d'exiger le paiement d'une somme d'argent (quittance par exemple)
• Commerciale : elle détaille les conditions de négociation de la vente entre le fournisseur et son client, notamment le montant à payer
• Comptable : elle sert de justificatif comptable, nécessaire à l'établissement des comptes annuels
• Fiscale : elle fait office de support à la collecte et la déduction de la TVA et au contrôle de l'impôt

La facture est obligatoire dans les cas suivants :

• Toute prestation de services ou de vente de marchandise entre professionnels
• Toute prestation de services d'un montant supérieur à 25 € (TVA comprise) effectuée pour un particulier
• Toute activité de production, de distribution ou de services par des personnes publiques pour leur achat propre et pour leur clientèle professionnelle
• Ventes à distance, à savoir les échanges entre États de l'Union européenne pour lesquels l'acquéreur est un particulier (notamment vente par correspondance)
• Livraisons aux enchères publiques de biens d'occasion, d’œuvres d'art, d'objets de collection ou d'antiquité
• Lorsque le client particulier demande une note

En cas de sous-traitance, la facture sera délivrée par le sous-traitant. Elle est délivrée par le client en situation d'auto-facturation. Un contrat de mandat préalable est nécessaire.

Pour le professionnel exerçant une profession libérale, la note d'honoraires est le document qui remplace la facture. Elle est soumise aux mêmes règles que la facture.

Tout manquement à l'obligation de facturation entre professionnels est puni d'une amende d'un montant égal à 50 % du montant de la transaction dans la limite de 75 000  €pour une personne physique et 375 000 € pour une personne morale. Le client professionnel est lui aussi soumis au paiement de cette amende.

Si la transaction a été inscrite dans la comptabilité des professionnels, alors le montant de l'amende est réduit à 5 % du montant de la transaction dans la limite de 37 500 €.

En cas de répétition de la faute dans un délai de 2 ans à compter de la 1ere sanction, le maximum de l'amende est porté à 150 000 € pour une personne physique et 750 000 € pour une personne morale.

Une entreprise établie en France peut émettre une facture dans une monnaie autre que l'euro (en dollar ou en livre sterling par exemple). La monnaie étrangère doit être reconnue internationalement et être mutable. Le taux de change en euros applicable doit être mentionné sur la facture.

Cependant, la facture intégrée dans la comptabilité de l'entreprise doit obligatoirement se faire en euros. Elle doit avoir un taux de conversion qui peut être différent du taux de change utilisé pour le paiement.

Le taux de conversion dépend soit de la date d'exigibilité de la TVA, soit de la date du taux de conversion douanier (qui par convention est fixé à l'avant-dernier mercredi du mois).

Une facture électronique est considérée comme étant une facture d'origine, à condition d'être acceptée préalablement par l'acheteur (il peut aussi la refuser s'il ne s'agit pas d'une personne publique).

Cette acceptation doit être formalisée pour servir de preuve. Une simple information du passage à la facture électronique de l'acheteur n'est pas suffisante.

L'authenticité de son origine, une bonne lisibilité et l'intégrité du contenu (non modifiable) doivent être garanties par l'un des moyens suivants :

• Au moyen d'une signature électronique (par un certificat électronique qualifié)
• Par la mise en place d'un ou plusieurs contrôles établissant une piste d'audit fiable entre une facture et la livraison de biens ou la prestation de services
• Sous la forme d'un message structuré selon une norme sécurisée convenue entre les parties permettant une lecture par ordinateur. Il peut s'agir d'un progiciel de gestion intégrée (PGI), d'échange informatisé de données (EDI), d'un format XML, d'un courrier électronique avec un fichier PDF joint, par exemple.

Une facture est considérée comme étant électronique lorsque qu'elle est créée, envoyée, émise et reçue sous format électronique (courrier électronique ou transmission d'un lien sécurisé sur un portail internet). Cela implique que les systèmes de l'émetteur (fournisseur) et du récepteur (client) soient compatibles et que la preuve de sa réception puisse être apportée.

Le contenu d'une facture dématérialisée doit correspondre à celui d'une facture-papier comportant strictement les mêmes mentions obligatoires.

Une facture doit être délivrée dès la réalisation de la livraison (lors du transfert du droit de propriété et non de la livraison matérielle du bien) ou dès la prestation du services.

La facturation peut être établie de manière périodique pour plusieurs livraisons de biens ou prestations de services distinctes pour un même client. Cette facture périodique doit être établie au plus tard à la fin de ce même mois : le délai de facturation ne peut pas dépasser 1 mois.

La numérotation des factures est représentée par un numéro unique basé sur une séquence chronologique continue, sans rupture. Il n'est pas possible d'émettre des factures plus tard, elle doit être émise au moment de la vente ou de la prestation de services. Deux factures ne peuvent pas avoir le même numéro.

La numérotation peut être établie par séries distinctes, avec un système de numérotation propre à chaque série. Cela peut être le cas par exemple pour les séries suivantes :

• Lorsqu'il y a plusieurs sites de facturation
• Lorsqu'il y a différentes catégories de clients pour lesquels les règles de facturation ne sont pas identiques
• En cas de sous-traitance de facturation

Si une facture comporte plusieurs pages, elles doivent être numérotées selon une séquence n/N : n est le numéro d'ordre des pages et N le nombre total des pages constituant la facture. Le numéro de la facture doit figurer sur toutes les pages.

Le numéro de la facture fait partie des mentions obligatoires et doit figurer sur toutes les pages.

Une facture peut être réglée de l'une des manières suivantes :

• Par chèque
• En espèces (au-delà de 1 000 €, le paiement en espèces d'une dette professionnelle est interdit)
• Par virement bancaire
• Par lettre de change ou billet à ordre (document selon lequel le client s'engage à payer une somme d'argent au fournisseur à une date précise)

Même si cela est recommandé, la mention du mode de paiement n'est pas obligatoire sur une facture. Cependant, la date de règlement et le délai de paiement sont des mentions obligatoires.

En cas d'erreur ou de remise accordée après son émission, une facture peut être annulée ou rectifiée.

Une facture ne peut pas être purement supprimée, car il ne doit pas y avoir de trou dans la numérotation chronologique des factures.

En cas d'annulation ou de rectification de la facture initiale, le vendeur ou le prestataire de services doit adresser à son client l'un des documents suivants :

• Une nouvelle facture établie en remplacement de la précédente, qui doit faire référence à la facture annulée et mentionner l'annulation de la facture initiale
• Une note d'avoir, notamment en cas de remise accordée après la facturation, faisant référence à la facture initiale (numéro et date de la facture)

Pour le redevable de la TVA ayant déjà payé la TVA correspondant à la facture initiale, la note d'avoir doit comporter les mentions suivantes :

• S'il entend récupérer la TVA correspondant à la partie du prix objet de la réduction, la note d'avoir doit indiquer le montant HT du rabais et le montant de la TVA correspondant et faire référence à la facture initiale. Le client redevable de la TVA doit alors rectifier la déduction de TVA opérée.
• S'il renonce à récupérer la TVA correspondant au rabais consenti, la note d'avoir doit faire référence à la facture initiale et préciser que le rabais est net de taxe. Il n'y aura donc pas de rectification dans ce cas.